东北师范大学体育学院研究生会制度

发布时间:2013-11-05文章来源:未知  浏览次数:

第一节 档案管理制度
为保障东北师范大学体育学院研究生会各部门的档案管理清晰、有序,加强对档案使用的监管,特制订本制度。
第一条 档案收集
(一)建立健全各类档案,主要是为各部门分析、总结、部署、调度研究生会工作和对研究生会工作做出决策提供准确、可靠的依据。各部门对此应高度重视,并确定一名专职人员具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。
(二)建立档案资料柜,由综合事务部专职管理,按规定建立档案。
(三)全面系统地建立健全人事档案、物品档案、活动档案等,人事档案按人建立,物品档案按物品用途建立,活动档案按活动类别、以时间为序建立。
第二条 档案整理及管理
(一)归档范围:各部门例会材料、研会大型活动材料、各部门活动策划书、重要领导讲话、主席团成员公开讲话、重要领导批示、重要合同、各部门人事情况、财务审计等具有参考价值的文件资料。
归档形式:包括纸质材料、电子版材料、批示复印件、视频材料、电子版照片等。
(二)管理体制:档案实行部门分类管理,报综合事务部备案的管理体制重要材料原件留存本部门,复印件以及电子版交由综合事务部备案。各部门择选专人负责本部门的材料管理和报送工作。
(三)文档管理
1.档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类装订、编制目录,进袋入档。
2.卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以半年为期限;注明“短期”的一般以一年为期限;注明“长期”的由主席团根据实际需要决定保存期限。
3.档案要时时补充,对人员的变更资料是档案补充的重点。
4.电子文档上传至研会公共网盘,重要文件同时发送办公室相关负责人员。各部门做好本部门网盘的整理、维护工作。
第三条 附则
(一)本制度解释权归东北师范大学体育学院研究生会。
(二)本制度自公布之日起开始实施。

第二节 例会制度
为保障东北师范大学体育学院研究生会各机构部门的会务工作有序展开,保证会议的效果,加强会议纪律,特制订本制度。
第一条 会议内容
(一)例会由主席团在固定的时间和地点按期召开。例会需在综合事务部备案,在每学期开学时统一调整和安排。如需要更改例会的时间和地点,需要提前一周向综合事务部下达。
(二)研究生会每2周需安排主席团部长例会,由主席团负责召集,主席团成员,各职能部门部长出席会议。
(三)例会在综合事务部监管下进行,各职能部门向主席团汇报部门工作完成情况。
第二条 会议纪律
(一)参会人员需按时参加会议,不得无故缺席,不得无故迟到或早退。
(二)会议召集人或委托通知人有义务将会议的时间、地点和要求通知到位,如以短信形式通知需要让被通知人回复短信以确认,如无回复需要使用电话通知。委托通知人无法联系与会人员时,需要及时向召集人通报情况。
(三)参会人员有特殊情况需要请假或迟到、早退的,需要提前向召集人请假并上报综合事务部备案,同时应将需要汇报的工作详细交代给本部门其他负责人员,由其代为参会。
(四)无故迟到或早退两次算作一次缺席,缺席一次者机构内通报批评,缺席两次者研究生会通报批评,缺席三次者做劝退处理。
(五)会议期间没有特殊需求,要保持手机静音,不得随意离席、接听电话或交头接耳。
(六)会议期间如有违反纪律、破坏会议的行为,需上报综合事务部,根据性质由主席团做出处罚处理。
第三条 会议监管
(一)例会监管由综合事务部负责,核查会议人员的请假、缺席、迟到、早退和会议纪律。核查结果上报主席团。
(二)综合事务部同学负责会议记录,会议记录定期存档,相关部门可索取备份。
(三)综合事务部负责向主席团申请会议室钥匙,负责会议室的打开和锁闭,负责监督会议期间会议室和会议器材的使用。
第四条 附则
本制度解释权归东北师范大学体育学院研究生会。
本制度自公布之日起开始实施。
(注:更新于2013年11月2日,由杜放供稿)

体育学院研究生会
2013年11月2日
 

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